E-Mail über zusätzliche Exchange SMTP-Adresse verschicken

Es ist nicht selten der Fall, dass eine Exchange Mailbox über mehrere SMTP Adressen (Alias) verfügt. Der Empfang über alle SMTP Adressen funktioniert dabei problemlos, allerdings ist es nicht möglich, beim Versand einer E-Mail auszuwählen, mit welcher SMTP Adresse verschickt werden soll. Es wird immer über die primäre SMTP Adresse verschickt.

Ein Client-seitiger Workaround für dieses Problem ist es, einen Dummy-POP3 Account in Outlook einzurichten. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass die Exchange Mailbox POP3-enabled ist.

In den Account Settings muss hierzu ein neuer Account wie folgt angelegt werden (Beispiel Outlook 2016 mit Office 365 Exchange Mailbox):

1. Auto Account Setup: Manual setup or additional server types
2. Chose Service: POP or IMAP
3. POP and IMAP Account Settings
   • User Information / Your Name: SendAs-Alias – <alias-address>@<your.domain>
   • User Information / Email Address: <alias-address>@<your.domain>
   • Server Information / Account Type: POP3
   • Server Information / Incoming mail server: outlook.office365.com
   • Server Information / Outgoing mail server: smtp.office365.com
   • Logon Information / User Name:  <Office 365 User-Name>
   • Password: <Office 365 User-Password>
     • Remember password: enabled
   • Require logon using Secure Password Authentication (SPA): disabled
   • More Settings
     • Outgoing Server / My outgoing server (SMTP) requires authentication: enabled
     • Outgoing Server / Use same settings as my incoming mail server: enabled
     • Advanced / Server Port Numbers / Incoming server (POP3): 995
     • Advanced / Server Port Numbers / This server requires an encrypted connection (SSL): enabled
     • Advanced / Server Port Numbers / Outgoing server (SMTP): 587
     • Advanced / Server Port Numbers / Use the following type of encrypted connection: TLS
     • Advanced / Delivery / Leave a copy of messages on the server: enabled
     • Advanced / Delivery / Remove from server after: disabled
     • Advanced / Delivery / Remove from server when deleted from ‚Deleted Items‘: disabled

Nachdem der Account angelegt ist, muss noch sichergestellt werden, dass über den Account keine Emails empfangen werden.

1. Send/Receive: In den Send/Receive Einstellungen des Accounts und für alle Accounts muss die Empfangsoption entfernt werden.
2. In den Einstellungen des POP3 Accounts muss der Standard-Empfangsordner auf den eigentlichen Exchange Account umgestellt werden. Klingt überflüssig, sorgt aber dafür, dass die PST-Datei des POP3-Accounts gelöscht werden kann und – was noch wichtiger ist – dass über den Dummy POP3-Account gesendete Elemente in den Sent Items des Exchange Accounts gespeichert werden.
   • In den Account Settings wählt ihr das POP3-Account aus
   • Change Folder Button
   • Inbox Folder der Exchange Mailbox auswählen
   • Nach dem Neustart von Outlook kann die PST-Datei über den File-Tab der Account Settings gelöscht werden.

Nach dieser Konfiguration können jetzt Mails über den POP3-Account mit dem eingerichteten Alias verschickt werden.