Shared Mailbox in nativer iOS Mail App einbinden

Beim Einbinden von Exchange Accounts in die native iOS Mail App werden standardmäßig Shared Mailboxen nicht mit verbunden. Diese müssen separat über das IMAP Protokoll eingebunden werden.

In folgenden Beispiel möchten wir eine Office 365 Shared Mailbox auf einem iOS Gerät einbinden. Als Email-Adresse / Office 365 Account des Benutzers mit SendAs-Berechtigung verwenden wir user@domain.com und als Email-Adresse / Office 365 Account der Shared Mailbox verwenden wir shared@domain.com. Das Benutzerpasswort lautet in unserem Beispiel Secret123.

1. Wir starten die Mail Konfiguration auf dem iOS Gerät über Settings > Mail > Accounts > Add Account
2. Als Typ des Accounts wählen wir Other und legen mit Add Account einen neuen Mail-Account an.
3. Auf der ersten Konfigurationsseite geben wir folgende Werte ein:
   • Name: Shared Mailbox
   • Email: shared@domain.com
   • Password: Secret123
   • Description: Shared Mailbox
4. Auf der folgenden Konfigurationsseite geben wir folgende Werte ein:
   • Type: IMAP
   • Incoming Mail Server
     • Host Name: outlook.office365.com
     • User Name: user@domain.com/shared@domain.com
     • Password: Secret123
   • Outgoing mail server:
     • Host Name: smtp.office365.com
     • User Name: user@domain.com
     • Password: Secret123
5. Da wir nur Mails abrufen möchten deaktivieren wir im darauf folgenden Dialog Notes und speichern die Konfiguration.
6. Danach erscheint die Shared Mailbox als IMAP Account in der iOS App.

Update 01.10.2020 – iOS 14

In iOS 14 scheint es mit der o.g. Konfiguration Probleme zu geben. Seit dem Update kann ich die Mails in meiner Shared Mailbox nicht mehr synchronisieren. Das Problem scheint nicht an mir zu liegen, da andere das gleiche Problem gemeldet haben, z.B. hier, hier und hier. Eine Lösung habe ich dafür leider noch nicht, außer auf die Outlook App auszuweichen, die Shared Mailboxen per Default schon einbindet ohne die separate IMAP Konfiguration.

Update 02.12.2021

Um die Shared Mailboxes wieder einzubinden, hat sich der User Name Parameter aus Punkt 4 der o.g. Anleitung wie folgt geändert:

• User Name: user@domain.com/Alias

Update 06.10.2022

Seit dem 01.10.2022 deaktiviert Microsoft schrittweise die Basic Authentication, die für die IMAP Anmeldung verwendet wird. Dadurch ist der Zugriff auf Shared Mailboxen über die native App nicht mehr möglich.