Email Versand über zusätzliche SMTP Proxy Adresse in Exchange Online
Viele Exchange (Online) User kennen das Problem:
Man hat mehrere Email-Adressen (z.B. eine Email-Adresse des Konzerns und eine Email Adresse eines Unternehmens im Konzern) und möchte über beide Email Adressen verschicken. Bislang war dies ohne einige Umstände nicht möglich.
Seit Januar 2022 ist in Exchange Online nun ein Feature verfügbar, dass es erlaubt, über mehrere SMTP Adressen der Mailbox ohne Umwege Emails zu verschicken, sodass auch beim Empfänger der korrekte Absender angezeigt wird. Dies funktioniert sowohl über den Outlook Client als auch über Outlook Web Access.
Um die Funktion nutzen zu können, muss diese per PowerShell global für die Exchange Organisation des Tenants aktiviert werden:
Set-OrganizationConfig -SendFromAliasEnabled $True
Um zu prüfen, ob die Konfiguration erfolgreich angepasst wurde, lässt sich dies mit folgendem Befehl prüfen:
Get-OrganizationConfig | fl -Property SendFromAliasEnabled
Danach dauert es noch ca. 1 Stunde, bis die Änderung für die Mailboxen der Organisation auch verfügbar ist. Wie kann der Benutzer dann seine Alias-Adressen nutzen?
Outlook Desktop Client
Nach der Aktivierung der Funktion können die Alias-Adressen automatisch in Outlook genutzt werden. Dazu muss der „Von:“ Button eingeblendet und die Alias-Adresse einmalig eingegeben werden (danach ist sie in der Liste der Adressen zur Auswahl).
Outlook Web Access
In OWA müssen die nutzbaren Alias-Adressen über die Einstellungen aktiviert werden. Danach sind sie ebenfalls auswählbar beim Verfassen einer Email.
Outlook App für iOS/Android
Mit der Aktivierung der Alias-Adressen in OWA werden diese automatisch auch in der Outlook App für iOS/Android auswählbar.
Einschränkungenn und bekannte Probleme
Stand Juni 2024 unterliegt die Funktion mehreren Einschränkungen und bekannten Problemen. Die wichtigsten sind:
- Der Outlook Desktop Client für Windows unterstützt die Funktion für Shared Mailboxen nicht.
- Outlook Web Access unterstützt die Funktion für Shared Mailboxen nur, wenn die Shared Mailbox geöffnet wurde über die Option „Weiteres Postfach öffnen“. Befindet man sich in der eigentlichen User Mailbox, kann die Alias Adresse der Shared Mailbox nicht ins Absender Feld eingetragen werden.
- Die Funktion funktioniert im Outlook Desktop Client für Windows nicht für User Mailboxen mit den Berechtigungen „Send As“ oder „Full Access“.
- Der Outlook Desktop Client für Windows zeigt derzeit die ursprüngliche E-Mail-Adresse anstelle des Alias an, wenn ein interner Benutzer auf eine E-Mail antwortet. Wenn beabsichtigt ist, Aliase zu verwenden, bei denen man Antworten von externen und internen Parteien auf dieselbe E-Mail erhält, muss diese Einschränkung unbedingt berücksichtigt werden.
- Verschieden Exchange Online Regeln (z.B. Clean-Up Regeln oder Journaling-Regeln), die für die Suche nach bestimmten Email-Adressen konfiguriert sind, wirken nicht auf Nachrichten, die mit dem Alias gesendet wurden, da die Regeln nicht mit der Adresse übereinstimmt.
- Bei der Weiterleitung/Umleitung mithilfe von Posteingang-Regeln wird die Adresse, an die gesendet wird, in die primäre SMTP-Adresse aufgelöst, während im Header „Resent-From“ die verwendete Alias-Adresse angezeigt wird.
- Wenn die primäre SMTP-Adresse des Benutzers in einer Nachrichtenverfolgungsabfrage verwendet wird, enthalten die Ergebnisse keine Nachrichten, die unter Verwendung eines Alias gesendet wurden. Um an oder von einem Alias gesendete Nachrichten zu verfolgen, muss der Alias in der Abfrage verwendet werden. Dabei handelt es sich weniger um ein bekanntes Problem als vielmehr darum, die Änderung des bestehenden Verhaltens hervorzuheben.
- Die Funktion ist im Outlook Desktop Client für Mac generell nicht implementiert.
Quellen:
New Exchange Online Feature Supports Sending Email from Proxy Addresses (practical365.com)
